Відділ організаційної роботи, документообігу та контролю

Відділ орнанізаційної роботи, документообігу та контролю

Відділ орнанізаційної роботи, документообігу та контролю

 

Адреса: вул. Центральна, 37, м. Новоселиця, 60300

Контакти: тел./факс: (0233) 50239, е-mail : 

novoselytsya.rda.cv@ukr.net; [email protected]mail.gov.ua;  

[email protected]

  

Режим роботи: Пн-Чт: 8:00 – 17:15 год.

Пт: 8:00-16:00 год.

Сб-Нд: Вихідні

Обідня перерва: з 12:00 до 13:00 год.  

 

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ  організаційної роботи, документообігу та контролю

апарату районної державної адміністрації

 

         1. Відділ організаційної роботи,  документообігу та контролю (далі відділ) апарату районної державної адміністрації відповідно до Закону України «Про місцеві державні адміністрації» та  Інструкції з діловодства затвердженої розпорядженням голови райдержадміністрації від 16 грудня 2019 року   № 246-р утворюється головою районної державної адміністрації  і є складовою  частиною апарату районної державної адміністрації.

         2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України,  Законом України “Про місцеві державні адміністрації” та іншими законами України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня,   Регламентом районної державної адміністрації, Положенням про апарат районної державної адміністрації,   розпорядженнями голів обласної та районної державних адміністрацій, а також цим Положенням.

    3. Структура і чисельність працівників відділу та Положення про нього затверджується головою районної державної адміністрації.

 4.Відділ створюється для організаційного забезпечення,  вирішення питань внутрішньої політики, забезпечення доступу до публічної інформації,   чіткої організації діловодства в ньому, технічного контролю за проходженням та виконанням  службових документів, організації прийому громадян,  розглядом пропозицій, заяв і скарг, надання методичної допомоги і організації роботи по веденню діловодства та роботи із зверненнями громадян відділам і управлінням районної державної адміністрації, виконавчим органам місцевих рад.

 5. Відділ  відповідно до покладених на нього завдань:

1) формує,  опрацьовує та узагальнює і подає голові районної державної адміністрації  плани  роботи районної державної адміністрації  на рік, квартал, а також  плани заходів на місяць та готує звіти про виконання цих планів і  забезпечує висвітлення звіту на офіційному веб-сайті районної державної адміністрації;

         2) проводить перевірки виконання місцевими органами виконавчої влади, а також головами  і виконавчими комітетами  місцевих рад у частині делегованих їм  повноважень органів виконавчої влади, Конституції України, законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, розпоряджень голів обласної та районної  державних адміністрацій та інших нормативних документів;

     3) готує та бере участь разом з іншими відділами, управліннями районної державної адміністрації  у підготовці проектів розпоряджень та доручень голови районної державної адміністрації з питань, що належать до  компетенції відділу;

         4) аналізує протоколи  місцевих рад з питань віднесених до його компетенції та готує узагальнені довідки керівництву районної державної адміністрації; 

         5) готує проект Регламенту  районної державної адміністрації, Положення про апарат  районної державної адміністрації, Положення про колегію районної державної адміністрації, персонального складу колегії районної державної адміністрації, а також проекти розпоряджень голови районної державної адміністрації  із зазначених питань;

6) здійснює контроль за дотриманням вимог Регламенту районної  державної адміністрації її управліннями, відділами  та іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації з питань, віднесених до компетенції відділу;   

7) організовує проведення нарад  та семінарів з головами місцевих рад та секретарями виконавчих комітетів місцевих рад з питань, що  відносяться до компетенції відділу.

8) надає методичну та практичну допомоги  виконавчим комітетам місцевих рад у здійсненні ними делегованих повноважень  органів  виконавчої влади;

         9) сприяє виборчим комісіям в організації проведення виборів та референдумів  у частині їх матеріально-технічного забезпечення;

         10) інформаційно-аналітичне забезпечення   внутрішньої політики,  сприяє у розвитку  відносин з політичними партіями та громадськими організаціями;

         11) здійснює організаційну роботу щодо візитів, робочих поїздок до району вищих посадових осіб області та почесних гостей.

         12) аналізує діяльність органів виконавчої влади і місцевого самоврядування, вивчає  їх позицію та підходи до розгляду найважливіших питань регіональної політики;

         13) забезпечує доступ до публічної інформації;

         14) організовує та здійснює взаємодію з політичними партіями  та громадськими організаціями  з питань, що належать до компетенції відділу;

         15) готує інформації для надання управлінню суспільних комунікацій обласної державної адміністрації  про головні події соціально-економічного  та суспільно-політичного життя району;

         16) з метою одержання повної та об’єктивної інформації  бере участь у  нарадах, роботі сесії районної ради, громадсько-політичних заходах, які  проводяться  керівниками та структурними підрозділами райдержадміністрації, районними службами, а також заходах, які організовуються  політичними  та громадськими організаціями району;

         17) подає голові райдержадміністрації інформаційно-аналітичні матеріали та вносить пропозиції щодо інформування  та реалізації  внутрішньої політики, готує матеріали з питань внутрішньої політики для  доповідей голови райдержадміністрації;

         18) бере участь у підготовці матеріалів для засобів масової інформації  з питань внутрішньої політики, з метою забезпечення  конституційного права громадян на задоволення їх  інформаційних потреб, забезпечує  оприлюднення інформації в порядку визначеному Законом України «Про доступ до публічної інформації»;

         19) сприяє підготовці, спільно з іншими службами райдержадміністрації масові заходи та урочистості з нагоди державних, національних, міжнародних, професійних свят, історичних і пам’ятних дат.

20) здійснює ведення діловодства в апараті районної державної адміністрації;

          21) приймає  вхідну документацію, веде реєстраційну та контрольну картотеки, попередній розгляд, керуючись регламентом райдержадміністрації, посадовими інструкціями, номенклатурою справ,  розподіл і доставку   керівництву райдержадміністрації, відділам і управлінням, іншим підрозділам райдержадміністрації службових документів, опрацьовує розглянуті керівництвом райдержадміністрації документи і передає  за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію апарату районної

державної адміністрації, реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію.                                                                                           

          22)  здійснює технічний контроль за проходженням, виконанням та своєчасним поверненням  виконавцями  документів а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх  усунення;

23) разом з іншими відділами апарату районної державної адміністрації

бере участь в організаційно-технічній підготовці засідань колегій, нарад та інших заходів, що проводяться в районній державній адміністрації;

         24)    здійснює методичну допомогу і контроль за веденням діловодства у

відділах і управліннях райдержадміністрації, виконавчих органах місцевих рад;

25) веде реєстрацію :  розпоряджень  райдержадміністрації;

                                    рішень колегій; наказів  керівника апарату;

                                    спільних розпоряджень;

                                    спільних постанов;

                                    доручень голови райдержадміністрації та його

                                    заступника;

                                    протокольних доручень; 

26) здійснює  згідно з показником розсилки своєчасне доведення службових документів  до відповідних відділів і управлінь та структурних підрозділів  районної державної адміністрації, виконавчих органів місцевих рад, підприємств, установ, організацій, службових осіб та громадян, у необхідних випадках видає копії, виписки і довідки з прийнятих розпоряджень;

27) щомісячно здійснює оформлення  протоколу з розпорядженнями

райдержадміністрації в двох примірниках,  для обласної (копія)  та районної  (оригінал) державних адміністрацій;

28)  готує протоколи колегій, протоколи апаратних нарад при голові райдержадміністрації; 

         29)   веде облік і зберігання протягом установленого строку розпоряджень

 районної державної адміністрації, готує і здає справи до архівного сектору; 

30) здійснює контроль за правильністю користування документами в

апараті районної державної адміністрації, готує статистичні довідки,  звіти;

          31) спільно з архівним сектором складає зведену номенклатуру справ апарату районної державної адміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування справ;

32) за дорученням голови районної державної адміністрації  проводить перевірки діяльності  управлінь, відділів, структурних підрозділів  райдержадміністрації, виконкомів місцевих рад  стану роботи зі зверненнями громадян,  організації діловодства та  контролю за виконанням  документів в межах і в порядку встановлених законодавством питань, що  належать до  компетенції відділу;

         33) веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними  документами, та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;                                                                                              

34)  забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування;

35) готує завчасно  та систематично надає структурним підрозділам райдержадміністрації, територіальним органам центральних органів виконавчої                                                                                                    

влади та органам місцевого самоврядування щотижневі нагадування-попередження про закінчення строків виконання документів;

          36)  готує інформаційно-аналітичні матеріали для голови, його заступника та керівника апарату райдержадміністрації щодо виконання документів та реагування на  запити і звернення народних депутатів України  та депутатів місцевих рад;

           37)   розробляє і вносить пропозиції    з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни;

           38) відділ забезпечує облік і розгляд звернень громадян та їх об¢єднань,  організацію прийому громадян. Перевіряє, в установленому порядку, стан цієї роботи у відділах, управліннях, інших структурних підрозділах районної державної  адміністрації, надає їм методичну допомогу в організації цієї роботи, контролює її стан в органах місцевого самоврядування;

  39) щомісячно та щоквартально аналізує стан розгляду звернень в райдержадміністрації, інформує про це голову райдержадміністрації усно чи письмово. При допущенні окремими виконавцями встановлених термінів розгляду звернень, допущенні факти бюрократизму і тяганини негайно доповідає керівництву райдержадміністрації усно чи письмово;

           40) організовує прийом громадян  головою, першим заступником голови  районної державної адміністрації, сприяє оперативності  розгляду звернень громадян,  здійснює контроль за  дотриманням термінів розгляду звернень громадян і своєчасного  надходження повної інформації про результати розгляду питань поставлених у зверненнях;

         41) контролює виконання і своєчасно формує справи зі зверненнями громадян з продовженими термінами виконання і з відпрацьованими зверненнями громадян, які зняті з контролю;

         42) здійснює належну організацію   виїзних прийомів  громадян головою районної державної адміністрації та його заступником;

         43) сприяє проведенню першочергового особистого прийому  головою районної державної адміністрації жінок, яким присвоєно  почесне звання «Мати-героїня», інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України;

44) за дорученням голови районної державної адміністрації  (відповідно статті 7 Закону України «Про звернення громадян») надсилає структурним підрозділам  районної державної адміністрації, органам місцевого самоврядування, організаціям, установам  і підприємствам  для розгляду пропозиції, заяви, скарги.

         45) несе персональну відповідальність  за захист персональних даних, які входять до пакету документів звернень громадян;

         46) організовує підготовку матеріалів зі звернень громадян до передачі  до архівного сектору районної державної адміністрації для зберігання. 

 

6. З метою забезпечення здійснення  покладених на відділ функцій має право:

         1) запитувати та одержувати в установленому порядку від державних органів. Установ, організацій і підприємств усіх форм власності необхідну інформацію;

         2) отримувати  рішення органів виконавчої влади, місцевого самоврядування, а також інші необхідні документи, матеріали; 

3)  брати участь у роботі сесій рад усіх рівнів  (за  погодженням з радами) та засідань виконавчих комітетів місцевих рад, колегій відділів, управлінь, інших служб районної державної адміністрації;

4) залучати за погодженням  із керівником апарату районної державної адміністрації до проведення комплексних перевірок, підготовки документів працівників, спеціалістів управлінь, відділів райдержадміністрації та територіальних структур центральних органів виконавчої влади;

5) організувати у відділі за погодженням із керівником апарату районної державної адміністрації стажування голів місцевих рад, секретарів виконавчих комітетів місцевих рад;

6) за згодою керівника апарату районної державної адміністрації повертати відділам і управлінням районної державної адміністрації,  виконавчим органам місцевих рад проекти рішень колегії, розпоряджень голови районної державної адміністрації та інші документи в яких порушені вимоги інструкції з діловодства в апараті районної державної адміністрації;

7) проводити в структурних підрозділах  райдержадміністрації, органах місцевого самоврядування  перевірки виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення депутатів України та депутатів місцевих рад;                                                                                         

8) одержувати інформацію, а вразі потреби - відповідні документи від інших структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування;

9) вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання  документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

 

7. При здійсненні  своїх функцій відділ співпрацює і координує свою

діяльність з іншими структурними підрозділами , які належать до його відання взаємодіє з  іншими структурними підрозділами апарату, управліннями та  відділами районної державної адміністрації, органами виконавчої влади, місцевого самоврядування, об’єднаними громадами.

 

8. Начальник  відділу:

         1) відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації відповідно до чинного законодавства;

2) начальник відділу визначає завдання і розподіляє обов¢язки  між

працівниками відділу, забезпечує підвищення їх ділової кваліфікації;

3) керує діяльністю відділу і несе персональну відповідальність за

виконанням покладених на відділ завдань, забезпечує виконання перспективних і поточних планів роботи відділу;  

         4)несе персональну відповідальність за захист персональних даних, які входять до  пакету звернень громадян;

5) дає окремі доручення працівникам відділу щодо вирішення питань, не 

передбачених їх функціональними обов’язками;

6) вносить в установленому порядку подання про присвоєння рангів

державного службовця, заохочення працівників відділу  та накладання дисциплінарних стягнень;

7) забезпечує  додержання працівниками відділу правил внутрішнього

 трудового розпорядку;

         8) організовує, контролює та несе відповідальність за роботу з документами з грифом «Для службового користування»;

 

         9)  під час відсутності начальника відділу, його обов’язки виконує головний спеціаліст  відділу.      

 

 

Структура відділу

№ п/п

П.І.П.

Посада

  телефону, е-mail

1.

Вакараш Марія Пилипівна

Начальник відділу

5-02-39, novoselytsya.rda.cv@ukr.net,               [email protected]mail.gov.ua   

[email protected]

2.

Рибак Наталія Олексіївна

 Головний спеціаліст

 5-01-05

3.

Скрипник - Вакараш Кристина Михайлівна

 Головний спеціаліст

 5-01-05

4.

Галак Оксана Дмитрівна

 Провідний спеціаліст 

 

 5-02-39